Thiết lập OKR cho doanh nghiệp là đưa ra một phương pháp rõ ràng và hiệu quả để các công ty theo dõi và đo lường tiến độ, khiến chúng trở thành một yếu tố thiết yếu của nơi làm việc hiện đại. Khả năng đo lường chính xác hiệu suất giúp người quản lý quy trách nhiệm cho các nhóm về mục tiêu của họ, cũng như cung cấp cho nhân viên con đường dẫn đến thành công rõ ràng. Bằng cách thiết lập một quy trình OKR hiệu quả, các công ty có thể chắc chắn rằng các nhóm của họ đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Lúc đầu, việc thiết lập OKR cho doanh nghiệp có vẻ là một quá trình khó khăn, nhưng với sự hướng dẫn đúng đắn, nó thực sự khá đơn giản. Từ việc xác định đúng mục tiêu đến đo lường kết quả, dưới đây là năm bước mà bất kỳ công ty nào cũng có thể thực hiện để tận dụng tối đa hệ thống OKR của Doanh nghiệp. Với sự chuẩn bị và triển khai phù hợp, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể thiết lập công cụ mạnh mẽ này và thấy được những lợi ích trực tiếp đối với hiệu suất của họ. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách bạn có thể bắt đầu hành trình hướng tới thiết lập OKR cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả và tối ưu.
Xác định mục tiêu doanh nghiệp của bạn
Bắt đầu bằng cách đặt mục tiêu có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được. Đây phải là một mục tiêu dài hạn, cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá tình hình hiện tại – xem xét các xu hướng của ngành, đánh giá các điều kiện thị trường hiện tại và dự báo các cơ hội & thách thức trong tương lai. Hiểu điểm mạnh và điểm yếu doanh nghiệp của bạn, cũng như những rủi ro và cơ hội liên quan đến chiến lược hiện tại.
Thu thập thông tin từ các phản hồi – nói chuyện với nhân viên, khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác. Tiếp nhận thông tin, phản hồi của họ và lắng nghe ý tưởng, ý kiến của họ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được bất kỳ rào cản tiềm năng nào và các điểm yếu có thể cải thiện.
Xác định các số liệu có thể đo lường được – thiết lập các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường chính xác tiến độ hướng tới mục tiêu. Các số liệu này nên được theo dõi theo thời gian dài để hiểu rõ hiệu suất và đánh giá tiến độ.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động – sử dụng dữ liệu được thu thập và phản hồi nhận được, ưu tiên các hoạt động sẽ góp phần vào sự thành công của mục tiêu. Chỉ định tài nguyên cho từng hoạt động và tạo kế hoạch để hướng dẫn từng bước của dự án.
Triển khai hệ thống theo dõi tiến độ OKR cho doanh nghiệp
Thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ cho OKR doanh nghiệp là một phần quan trọng của quy trình tổng thể. Hệ thống này sẽ giúp các bên liên quan như quản lý cấp trên, trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm theo dõi và đánh giá tiến độ so với kết quả mong muốn. Dưới đây là năm bước phác thảo cách thực hiện việc này một cách hiệu quả:
Chỉ định một hệ thống theo dõi. Chọn một chương trình hoặc phần mềm có thể hoạt động và lưu trữ trực tuyến (cloud) sẽ cho phép tất cả dễ dàng truy cập vào dữ liệu khi cần dù ở bất cứ nơi đâu. Đảm bảo rằng chương trình, phần mềm an toàn và bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Thiết lập các KPI có thể đo lường được. Chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác nhau có thể được sử dụng để đo lường tiến độ. KPI phải dựa trên các kết quả dự kiến và phải có thể định lượng và theo dõi được.
Thiết lập khoảng thời gian theo dõi. Lựa chọn tần suất theo dõi tiến độ phù hợp có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Nó sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức cũng như cách tốt nhất để theo dõi tiến độ công việc.
Tạo định dạng báo cáo. Sử dụng hệ thống theo dõi để tạo các báo cáo sẽ hiển thị tiến độ so với KPI đã thiết lập. Bao gồm các điểm dữ liệu có liên quan thể hiện sự phát triển hoặc thành công trong việc đạt được kết quả mong muốn.
Theo dõi và điều chỉnh. Thường xuyên xem xét dữ liệu đến từ hệ thống báo cáo và thực hiện các thay đổi hoặc điều chỉnh khi cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo rằng các mục tiêu và mục tiêu đang được đáp ứng một cách kịp thời và hiệu quả.
Đo lường kết quả thường xuyên khi
Đặt thời hạn đánh giá: Việc đánh giá OKR của doanh nghiệp nên được lên lịch và quy trình. Đặt thời hạn hoàn thành OKR của cá nhân và nhóm, cũng như đánh giá hiệu suất thường xuyên. Bằng cách này, mọi người đều biết khi nào họ sẽ đạt được mục tiêu của mình và tiến độ có thể được theo dõi đều đặn.
Sử dụng số liệu khách quan: Việc đo lường OKR phải càng khách quan càng tốt. Chọn KPI thể hiện sự tiến bộ và phản ánh các mục tiêu theo cách có thể đo lường được, thay vì các tiêu chí chủ quan. Đảm bảo rằng các phép đo được áp dụng cho các mục tiêu đã đặt ra và có thể thay đổi để phản ánh tốt hơn những thay đổi về phạm vi hoặc mục tiêu của dự án.
Truy cập thông tin nhanh: Từ cấp nhóm đến cấp công ty, có được cái nhìn rõ ràng về kết quả. Chia sẻ rộng rãi các con số để các bên liên quan có thể truy cập chúng dễ dàng và đảm bảo kết quả được hiển thị rộng rãi. Chẳng hạn, bằng cách để mọi người trong nhóm sử dụng cùng một công cụ hoặc bảng điều khiển, các bên liên quan có thể tra cứu tiến trình OKR và đánh giá hiệu quả hoạt động của các cá nhân hoặc các nhóm làm việc cùng nhau.
Tập trung vào những thay đổi: Đừng chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng. Thay vào đó, hãy đo lường các thay đổi và theo dõi các cải tiến khi quá trình tiến triển. Ví dụ: nếu mục tiêu của một nhóm là tăng chuyển đổi trong một tháng và kết quả vẫn không đổi, hãy xem lại các chiến lược và chiến thuật được sử dụng để điều chỉnh cho phù hợp.
Điều chỉnh OKR cho doanh nghiệp của bạn khi cần thiết
Khi tổ chức của bạn phát triển, bạn muốn đảm bảo rằng các mục tiêu, kết quả chính và chiến lược của mình vẫn phù hợp với môi trường kinh doanh đang thay đổi. Bằng cách điều chỉnh này, các thành viên trong nhóm của bạn có thể hiểu rõ hơn về cách công việc của họ đóng góp vào sự thành công của công ty. Dưới đây là một số cách điều chỉnh OKR doanh nghiệp của bạn khi cần thiết.
Xem lại các mục tiêu và kết quả chính hiện tại của bạn. Dành thời gian phân tích hiệu suất của OKR hiện tại của bạn và đánh giá xem chúng có còn hiệu lực và phù hợp hay không. Trao đổi với các thành viên trong nhóm để nhận phản hồi về mức độ đạt được các mục tiêu hiện tại. Hãy tự hỏi bản thân liệu những mục tiêu này có còn mang lại kết quả mà bạn mong muốn cho công ty hay không.
Sử dụng các chỉ số dựa trên dữ liệu phân tích. Thu thập dữ liệu chuyên sâu để cung cấp thông tin cho các quyết định của bạn khi điều chỉnh OKR. Hiểu những yếu tố nào đã giúp hoặc cản trở thành công và thiết kế lại OKR phù hợp.
Cập nhật các thời hạn hoàn thành. Xem xét rút ngắn hoặc kéo dài thời gian cho các mục tiêu và kết quả chính tùy thuộc vào tiến độ đạt được. Khi chu kỳ OKR trở nên quá dài, các thành viên trong nhóm có thể mất động lực, trong khi chu kỳ quá ngắn có thể khiến bạn khó theo dõi tiến độ và kết quả.
Phân công lại trách nhiệm. Đánh giá xem các thành viên trong nhóm có được giao đúng nhiệm vụ hay không. Có bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí hoặc bộ phận của các thành viên trong nhóm không? Việc phân công lại trách nhiệm phù hợp giúp đảm bảo rằng OKR được tập trung nguồn lực hợp lý và có thể đạt được mục tiêu.
Cập nhật những thay đổi thường xuyên. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong tổ chức đều biết về những thay đổi được thực hiện đối với OKR. Giao tiếp thường xuyên giúp mọi người luôn gắn kết có sự đồng thuận, đồng thời khuyến khích sự hợp tác và trách nhiệm trong toàn nhóm.
